Benutzungsordnung

Inhaltsübersicht

§ 1 Geltungsbereich
§ 2 Benutzungsarten
§ 3 Benutzungsgenehmigung
§ 4 Benutzung im verwahrenden Landesarchiv
§ 5 Schriftliche oder in Textform erteilte Auskünfte
§ 6 Vervielfältigungen
§ 7 Versendung von Archivgut
§ 8 Ausleihe von Archivgut
§ 9 Verwendung zu anderen als privaten Zwecken
§ 10 Veröffentlichungen
§ 11 Gebühren und Auslagen
§ 12 Hausordnung
§ 13 Benutzung durch die abliefernde Stelle
§ 14 Inkrafttreten

Aufgrund des § 9 Abs. 4 Satz 2 des Landesarchivgesetzes vom 5. Oktober 1990 (GVBl. S. 277), zuletzt geändert durch Artikel 140 des Gesetzes vom 12. Oktober 1999 (GVBl. S. 325), BS 224-10, wird verordnet:

Diese Verordnung regelt die Benutzung des in den Landesarchiven verwahrten, erschlossenen Archivguts. Die Bestimmungen gelten für die Benutzung von Vervielfältigungen, Findmitteln und sonstigen Hilfsmitteln entsprechend.

(1) Archivgut oder dessen für die Benutzung bestimmte Vervielfältigung ist grundsätzlich durch persönliche Einsichtnahme im verwahrenden Landesarchiv zu benutzen (§ 4). Die Benutzung kann auch erfolgen durch:
1. schriftliche oder in Textform gestellte Anfrage, auf die schriftlich oder in Textform Auskunft erteilt wird (§ 5),
2. Ausfertigung und Übereignung von Vervielfältigungen (§ 6),
3. Versendung von Archivgut (§ 7),
4. Ausleihe von Archivgut (§ 8).

(2) Die Benutzung von Archivgut durch die abliefernde Stelle regelt § 13.

(1) Die Benutzungsgenehmigung ist für jedes Vorhaben schriftlich beim verwahrenden Landesarchiv zu beantragen. Dabei sind Name, Anschrift und Staatsangehörigkeit der Antragstellerin oder des Antragstellers und, wenn die Benutzung im Auftrag Dritter erfolgen soll, auch der Auftraggeberin oder des Auftraggebers anzugeben; die erhobenen Daten werden nach den §§ 5, 12 bis 19 und 33 des Landesdatenschutzgesetzes automatisiert verarbeitet. Darüber hinaus sind der Zweck der Benutzung und der Gegenstand der Nachforschungen möglichst genau zu bezeichnen. Die Antragstellerin oder der Antragsteller hat sich auf Verlangen auszuweisen und gegebenenfalls die Bevollmächtigung der Auftraggeberin oder des Auftraggebers nachzuweisen.

(2) Über die Benutzungsgenehmigung entscheidet das verwahrende Landesarchiv. Die Zuständigkeit des für das Archivwesen zuständigen Ministeriums nach § 9 Abs. 4 Satz 1 des Landesarchivgesetzes (LArchG) bleibt unberührt.

(3) Die Benutzungsgenehmigung gilt nur für das angegebene Vorhaben sowie den angegebenen Benutzungszweck und wird grundsätzlich für das laufende Kalenderjahr erteilt. Sie kann mit Nebenbestimmungen verbunden und auf Antrag verlängert werden.

(4) Die Benutzungsgenehmigung ist einzuschränken oder zu versagen, wenn einer der in § 3 Abs. 2 LArchG genannten Gründe vorliegt; eine Entscheidung gemäß § 3 Abs. 2 Nr. 1 LArchG bedarf der Zustimmung des für das Archivwesen zuständigen Ministeriums.

(5) Die Benutzungsgenehmigung ist zu versagen, wenn eine Sperrfrist nach § 3 Abs. 3 LArchG nicht abgelaufen ist und auch nicht gemäß § 3 Abs. 4 LArchG verkürzt werden kann. Ist der Ablauf einer Frist nach § 3 Satz 2 LArchG dem Landesarchiv nicht bekannt und auch nicht anhand der Find- und sonstigen Hilfsmittel des Landesarchivs feststellbar, hat die Antragstellerin oder der Antragsteller die ihr oder ihm bekannten Daten zur Ermittlung des Sachverhaltes beizubringen.

(6) Eine bereits erteilte Benutzungsgenehmigung kann widerrufen, zurückgenommen oder nachträglich eingeschränkt werden, wenn Gründe bekannt werden, die zu einer Versagung oder Einschränkung nach den Absätzen 3 bis 5 geführt hätten.

(7) Die Benutzungsgenehmigung kann versagt werden, wenn die Antragstellerin oder der Antragsteller zuvor gegen die Benutzungsverordnung oder das Landesarchivgesetz erheblich verstoßen hat oder aus anderen Gründen anzunehmen ist, dass für deren Einhaltung keine Gewähr geboten wird.

(8) Die Gründe für die Versagung oder Einschränkung der Benutzungsgenehmigung werden der oder dem Betroffenen schriftlich mitgeteilt.

(1) Das verwahrende Landesarchiv berät die Benutzerin oder den Benutzer bei der Ermittlung des Archivguts.

(2) Archivgut, Schutzmedien, archiveigene Find- und sonstige Hilfsmittel sowie Bücher und Zeitschriften dürfen grundsätzlich nur in den dafür bestimmten Räumen des verwahrenden Landesarchvis benutzt werden. Die Interessen anderer Benutzerinnen und Benutzer sind angemessen zu berücksichtigen.

(3) Findmittel werden grundsätzlich nur insoweit vorgelegt, als sie Archivgut nachweisen, das uneingeschränkt zugänglich ist.

(4) Ist eine für die Benutzung bestimmte Vervielfältigung von Archivgut vorhanden, darf nur diese benutzt werden, wenn nicht die Vorlage des Originals für ein Forschungsvorhaben unentbehrlich ist.

(5) Archivgut ist mit größter Sorgfalt zu behandeln. Es ist insbesondere untersagt,
1. den Ordnungszustand des Archivguts selbständig zu verändern oder Teile zu entnehmen,
2. auf Archivgut, in Büchern und Findmitteln Striche oder Zeichen irgendwelcher Art anzubringen oder Tilgungen vorzunehmen,
3. Archivgut als Schreibunterlage zu verwenden oder Handpausen anzufertigen.
Beschädigungen und Fehler in der Reihenfolge der Schriftstücke sollen dem Archivpersonal gemeldet werden.

(6) Einzelheiten der Benutzung, insbesondere bezüglich der Bestellung von Archivgut, des Verhaltens im Benutzersaal und der Verwendung benutzereigener technischer Geräte, können durch eine Hausordnung (§ 12) geregelt werden. Für die Benutzung fremden oder besonders wertvollen Archivguts können besondere Bestimmungen getroffen werden.

(1) Auf eine schriftlich oder in Textform gestellte Anfrage wird schriftlich oder in Textform Auskunft erteilt, die in der Regel Hinweise auf das erschlossene einschlägige Archivgut sowie auf die entsprechenden Findmittel enthält. Ist eine kurzfristige Beantwortung nicht möglich, wird ein Zwischenbescheid erteilt. Ein Anspruch auf Auskünfte, die eine unverhältnismäßig lange Arbeitszeit erfordern, oder auf Beantwortung von wiederholten Anfragen innerhalb eines kürzeren Zeitraums besteht nicht.

(2) An Gerichte, Behörden und sonstige öffentlich-rechtliche Stellen werden schriftliche Auskünfte, sofern sie zur Klärung von Rechts- oder Verwaltungsangelegenheiten erbeten werden, im Rahmen der Amtshilfe erteilt.

§ 6
Vervielfältigungen

(1) Vervielfältigungen und digitalisierte oder fotografische Reproduktionen von für die Benutzung freigegebenem Archivgut werden, soweit dies der Dienstbetrieb zulässt, durch Bedienstete des Landesarchivs angefertigt. Fotokopien am Lesedrucker können auch durch Benutzerinnen oder Benutzer angefertigt werden; im Übrigen ist die Anfertigung von Vervielfältigungen durch Benutzerinnen oder Benutzer unzulässig.

(2) Das verwahrende Landesarchiv entscheidet über das jeweils geeignete Reproduktionsverfahren unter Berücksichtigung der für das Archivgut schonendsten Art der Vervielfältigung sowie der Geräteausstattung. Die Interessen anderer Benutzerinnen und Benutzer sind angemessen zu berücksichtigen.

(3) Die Herstellung von Fotokopien und digitalen oder fotografischen Reproduktionen ist zu versagen, wenn sich das Archivgut wegen seines Erhaltungszustands, seines Formats oder aus anderen Gründen nicht zur Reproduktion eignet.

(1) Auf schriftlichen Antrag kann uneingeschränkt zur Benutzung freigegebenes Archivgut in begründeten Einzelfällen, in denen der Benutzungszweck weder durch persönliche Benutzung bei dem verwahrenden Landesarchiv noch durch Übersendung von Reproduktionen erreicht werden kann, zur Benutzung an hauptamtlich verwaltete auswärtige Archive oder, wenn solche am Ort nicht vorhanden sind, an wissenschaftliche Bibliotheken, an hauptamtlich verwaltete öffentliche Dienststellen oder an Gerichte versandt werden, sofern sich diese verpflichten,
1. das Archivgut in den Diensträumen unter ständiger fachlicher Aufsicht nur der Benutzerin oder dem Benutzer vorzulegen,
2. das Archivgut den üblichen konservatorischen Anforderungen entsprechend sowie diebstahl- und feuersicher zu verwahren,
3. das Archivgut nach Ablauf der vom verwahrenden Landesarchiv bestimmten Benutzungsfrist in der von diesem bestimmten Versendungsart zurückzusenden und
4. keine Kopien oder Reproduktionen von dem Archivgut anzufertigen.
Die Benutzungsfrist soll sechs Wochen nicht überschreiten; sie kann auf Antrag verlängert werden. Die Versendung von Archivgut an Privatpersonen - ausgenommen Eigentümerinnen und Eigentümer - ist nicht zulässig.

(2) Die Versendung von Archivgut ins Ausland ist nur mit Zustimmung des für das Archivwesen zuständigen Ministeriums zulässig.

(3) Von der Versendung ausgeschlossen sind
1. Archivgut, das wegen seines Erhaltungszustands, wegen seines Formats oder aus anderen Sicherheits- oder konservatorischen Gründen versendungsunfähig ist, sowie
2. archivalische Findmittel.

(4) Aus dienstlichen Gründen kann versandtes Archivgut jederzeit zurückgefordert werden.

(5) Das verwahrende Landesarchiv kann die Versendung mit Bedingungen oder Auflagen verbinden; insbesondere kann eine Versicherung wertvollen Archivguts gegen Beschädigung oder Verlust verlangt werden.

(6) Die Kosten der Versendung und gegebenenfalls der Versicherung trägt die Benutzerin oder der Benutzer.

(7) Die weitere Benutzung des versandten Archivguts richtet sich nach den Bestimmungen dieser Verordnung.

(8) Die Versendung von Archivgut zur amtlichen Benutzung erfolgt nach Maßgabe der Absätze 1 bis 7 im Rahmen der Amtshilfe.

(1) Uneingeschränkt zur Benutzung freigegebenes Archivgut kann zu Zwecken der Öffentlichkeitsarbeit, insbesondere für Ausstellungen ausgeliehen werden, wenn der Ausstellungszweck nicht durch Reproduktionen oder Nachbildungen erreicht werden kann und gewährleistet ist, dass das ausgeliehene Archivgut wirksam vor Verlust, Beschädigung oder unbefugter Benutzung geschützt wird. Auf die Ausleihe zu diesem Zweck besteht kein Anspruch. Die Herstellung von Reproduktionen von ausgestelltem Archivgut bedarf der Zustimmung des verwahrenden Landesarchivs.

(2) Leihgaben aus Depositalbeständen bedürfen der Zustimmung der Eigentümerin oder des Eigentümers.

(3) Über die Ausleihe ist mit der Entleiherin oder dem Entleiher ein Leihvertrag abzuschließen.

(4) Im Übrigen gelten § 7 Abs. 2, 3 Nr. 2 und Abs. 5 bis 7 entsprechend; im Fall der Ausleihe durch Versendung gilt außerdem § 7 Abs. 3 Nr. 1 entsprechend.

Jede über den ausschließlich privaten Gebrauch hinausgehende Verwendung von Archivgut, insbesondere für Publikationen, geschäftliche und gewerbliche Zwecke, ist gesondert nach § 3 genehmigungspflichtig.

(1) Bei der Benutzung von Archivgut in Veröffentlichungen ist jeweils die Herkunft durch Angabe von verwahrendem Landesarchiv, Bestand, Nummer und Seite genau und eindeutig zu bezeichnen.

(2) Die Benutzerin oder der Benutzer ist verpflichtet, Veröffentlichungen, in denen Archivgut verwertet worden ist, dem verwahrenden Landesarchiv bibliographisch anzuzeigen.

Verwaltungs- und Benutzungsgebühren sowie Auslagen für die Inanspruchnahme der Landesarchive richten sich nach dem Landesgebührengesetz vom 3. Dezember 1974 (GVBl. S. 578, BS 2013-1) und der Landesverordnung über die Gebühren im Bereich der Landesarchivverwaltung (Besonderes Gebührenverzeichnis) vom 9. Mai 2003 (GVBl. S. 74, BS 2013-1-21) in den jeweils geltenden Fassungen.

Örtliche und organisatorische Besonderheiten können die Landesarchive durch Hausordnung regeln.

(1) Die abliefernde Stelle hat das Recht, das von ihr selbst abgelieferte Archivgut jederzeit zu benutzen, wenn sie es zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigt; die Bestimmungen dieser Verordnung finden insoweit keine Anwendung. Satz 1 gilt nicht, soweit es sich um Archivgut handelt, das vor der Ablieferung aufgrund besonderer Rechtsvorschriften hätte gesperrt, vernichtet oder gelöscht werden müssen.

(2) Absatz 1 gilt entsprechend für Archivgut, das vom Rechts- oder Funktionsvorgänger oder von der nachgeordneten Stelle einer die Benutzung ersuchenden Behörde abgeliefert wurde.

(3) Die Art und Weise der Nutzung nach Absatz 1 wird zwischen der abliefernden Stelle und dem verwahrenden Landesarchiv im Einzelfall vereinbart. Dabei ist sicherzustellen, dass das Archivgut gegen Verlust, Beschädigung und unbefugte Benutzung geschützt und innerhalb eines angemessenen Zeitraums unverändert zurückgegeben wird.

§ 14
Inkrafttreten

(1) Diese Verordnung tritt am Tage nach der Verkündung in Kraft.

(2) Gleichzeitig wird die Benutzungsordnung für die Landesarchive in der Fassung vom 12. Dezember 1983 aufgehoben.

Mainz, den 8. Dezember 2004
Der Minister für Wissenschaft, Weiterbildung,
Forschung und Kultur
J. Zöllner